Binnen organisaties werken mensen en hebben allerlei verschillende functies (logisch). Elke functie omvat een aantal taken en hierbij horen verantwoordelijkheden (het takenpakket). Groot gedeelte van deze taken herhalen zich elke dag en hier moet met de grootste aandacht aan gewerkt worden.
Steeds vaker zie je dat een aantal functies (personen) binnen een bedrijf het moeilijk(er) krijgen. Dit kan natuurlijk vele redenen hebben, maar wat vaak als reden wordt opgegeven is ik heb geen/ te weinig tijd. Wanneer je eenmaal dieper in gesprek gaat wordt steeds meer duidelijk dat het takenpakket is toegenomen. Aan de ene kant zie je dat de hoeveelheid aan taken toeneemt en andere kant zie je dat bepaalde taken groter worden.
Wanneer we er nu even van een afstand naar kijken en het even schematisch neerzetten, worden er een aantal dingen zichtbaar.
Als je kijkt naar dit voorbeeld, dan zie je een organisatie met 3 verschillende functies en allen hebben ze 3 verschillende taken. Deze taken zijn afgestemd op de werktijdfactor van de betreffend persoon die het uitvoert.
Wanneer een organisatie een tijd verder gaat (x aantal jaar) dan de 0 meting, dan zijn er veel dingen gebeurd. Denk aan onderdelen zoals:
Er worden nieuwe diensten/producten aangeboden
Producten/diensten groeien verder met nieuwe mogelijkheden
Verschuiving van personeel, meer/minder personeel
Werktijdfactor veranderd
Reistijd wordt langer/korter
Thuissituaties veranderen
Ondersteunende onderdelen veranderen (softwarepakketten, inrichting, betere koffie (jeuhhh!)
Afzetmarkt wordt uitgebreid
Verkooppunten worden toegevoegd
Enzovoorts, enzovoorts.
Al deze bovengenoemde voorbeelden en nog vele andere zijn factoren die invloed hebben op het takenpakket van de functie. Dus na een X aantal jaar veranderen de functies, zoals hieronder is te zien.
In deze afbeelding zie je ongeveer hoe dit er uit zou kunnen zien. Wat hier gebeurd is zeker begrijpelijk, alleen wat je hier ziet is vaak een mengeling van het volgende:
Meer taken
Taken worden groter, omdat er meer (van dezelfde taak) bij komt
Taken kosten meer tijd, omdat het proces niet meer vloeiend loopt
Taken zijn verschoven naar andere functies
Wanneer een organisatie goed gestroomlijnd is en hun processen en takenpakketten goed bewaakt, dan blijf je stabiel op hetzelfde niveau of creëer je zelfs extra tijd waardoor taken groter mogen/kunnen worden of er meer taken bij kunnen komen. Hierdoor kunnen personen dus meer doen, omdat hun werkwijze met de jaren efficienter is geworden.
Het probleem
De realiteit is dat veel organisaties geen tijd willen/kunnen spenderen om hier structureel mee bezig te blijven. Ze blijven in de zogeheten trein zitten en willen doorgaan en maar doorgaan omdat het druk druk is. Hierdoor is er geen tijdefficiëntie gekomen bij een functie, maar deze personen moeten vaak wel meer doen. Dit betekent simpelweg: meer doen, in dezelfde tijd. Dit gaat enige tijd goed en iets meer doen is natuurlijk (tijdelijk) niet erg, alleen op de lange termijn wordt dit erger.
Mensen worden vermoeider
Concentratieverlies
Taken worden minder goed uitgevoerd
Enzovoorts.
Kortom de efficiëntie van bepaalde functies kunnen naarmate de jaren verstrijken achteruit gaan.
Wat opmerkelijk is, is dat sommige organisaties dit in een later stadium toch wel inzien. Alleen dan direct de diepte induiken in één/paar specifieke taken. Na maanden/jaren problemen te hebben gehad, hebben ze de behoefte dit te gaan verbeteren. Dit kan natuurlijk een aanpak zijn, alleen is er een grote kans dat er nog steeds iets gemist wordt. De kans is groot dat er bijvoorbeeld op een taak gericht wordt die eigenlijk niet bij die persoon/ afdeling hoort of dat het eigenlijk een neventaak is in plaats van een hoofdtaak. Wat natuurlijk ook kan zijn dat men bezig is met taken die bijvoorbeeld beter uitbesteed kunnen worden.
Visie
Het is erg belangrijk om het overzicht weer terug te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan:
Wat doet men allemaal? - kijk bijvoorbeeld naar hoofdtaken en neventaken - prioriteiten stellen aan de huidige taken - categoriseer deze ook (bijvoorbeeld: mail, gesprek type A, gesprek typ B, vergadering A, vergadering B.
Wat is de aanpak (werkmethode)?
Hoeveel tijd kosten deze taken?
Deze inzichten zijn erg waardevol, omdat je hier onder andere de volgende dingen mee zou kunnen doen:
1. Functies naast elkaar leggen: hoeveel tijd zijn alle functies kwijt aan een bepaalde categorie? Is er iemand die hier heel goed in is? Moeten we misschien een extra/nieuw middel inschakelen om deze categorie te verbeteren? Moeten we deze categorie misschien juist onder één functie plaatsen?
2. Werktijdfactor, zet de werktijdfactor van een functie naast de tijd die alle taken bij elkaar kosten. Ongetwijfeld dat de werkzaamheden meer tijd kosten dan dat in de werktijdfactor past.
3. Werkmethode, in de laatste afbeelding was bijvoorbeeld te zien dat het dikwijls kan gebeuren dat taken versplinteren over meerdere functies. Hierdoor is elke functie het wiel aan het uitvinden om die specifieke taak te verbeteren en dit is natuurlijk zonde.
4. Algemeen, kan je hiermee ook de planning van de week bepalen en hoeveel tijd je hier als bedrijf aan wilt spenderen.
Door bovenstaande punten heb je de mogelijkheid om te concluderen dat er een efficiëntieslag moet komen op één of meerdere taken. Let wel op, dat je de focus houdt op 1 of enkele efficiëntieslagen en niet direct alles wilt doen.
Maar hoe doe je dat nou?
Een mooie methode die ik voorbij heb zien komen is deze:
Hier zet je dus 3 lijnen, waarbij onderaan (x-as) de opbrengst voor de organisatie wordt weergegeven in weinig naar veel opbrengst. Op de y-as wordt weergegeven hoeveel moeite het zou moeten kosten om die betreffende taak efficiënter te maken. Nu kunnen alle taken opgeplakt worden waarbij er dus gekeken moet worden hoeveel opbrengst de taak geeft en hoeveel moeite het kost om deze taak te verbeteren.
Alles wat onder de diagonale lijn staat zijn de taken waarop je als eerste moet focussen om snel resultaat te krijgen. Hierbij begin je in dit voorbeeld bijvoorbeeld met Taak I, omdat deze veel opbrengt, maar weinig moeite kost om te verbeteren. Dan volgt logischerwijs Taak F2 en dan Taak C. Deze laatste twee zouden natuurlijk ook omgedraaid kunnen worden.
Dit is een mooie manier om een start te maken met een verbeterslag. Wanneer dit eenmaal is uitgevoerd zou je dit traject kunnen herhalen om opnieuw de focus te gaan bepalen.